Pourtant, au niveau ministériel, les textes sont assez clairs. Une circulaire de janvier 2016 apporte encore des précisions :

 

- Le remboursement est dû dès lors que vous accomplissez votre service hors des communes de résidence administrative et de résidence familiale.

 

- L’ordre de mission : tout déplacement effectué pour les besoins du service doit obligatoirement donner lieu à la délivrance d’un ordre de mission et donc éventuellement ouvrir droit à des frais. Cette "convocation" peut prendre n’importe quelle forme : lettre, courriel ou même téléphone.

Nouveauté : la distinction entre convocation et invitation disparait. Pour être précis : aucun déplacement sur instruction d’un supérieur hiérarchique ne peut s’accomplir sans un ordre de mission.

 

- La notion de commune et remboursement :
Plusieurs cas de figure :

* 2 communes limitrophes reliées par des transports publics de voyageurs (train et bus) : pas de frais de déplacement

* 2 communes limitrophes non reliées par des transports : frais de déplacement sur la base des indemnités kilométriques

* 2 communes non limitrophes reliées par des transports : frais de déplacement remboursés sur la base du tarif de transport public de voyageurs
 * 2 communes non limitrophes et non reliées par des transports : frais de déplacement sur la base des indemnités kilométriques

 

- Agent affecté en service partagé : Si vous complétez votre service dans une commune différente des résidences administratives et familiales, vous pouvez être indemnisé de vos frais de transports et de repas. Dans cette situation la résidence administrative correspond à la commune de l’établissement où vous assurez la plus grande partie de vos obligations de services. Pour les titulaires remplaçants effectuant un remplacement à l’année sur un ou plusieurs établissements, la résidence administrative correspond à votre établissement de rattachement administratif, même si vous n’y mettez jamais les pieds.

 

- L’autorisation d’utiliser son véhicule personnel : L’utilisation du véhicule personnel est soumise à autorisation préalable. Vous devez formuler donc votre demande avant tout déplacement. Lorsque les moyens de transport publics de voyageurs ne permettent pas le bon déroulement de la mission (ponctuelle ou régulière) l’administration doit obligatoirement vous donner cette autorisation.

 

- L’itinéraire retenu : l’administration doit déterminer préalablement au déplacement le choix de l’une et/ou l’autre résidence comme point de départ et/ou de retour pour calculer l’indemnisation car l'indemnisation doit correspondre au trajet effectivement accompli. A titre d’exemple, le point de départ peut être votre résidence administrative et le point d’arrivée peut être la résidence personnelle.