Chaque fonctionnaire possède son propre dossier administratif, même si la plupart  d’entre nous ne sait pas exactement ce qu’il comporte. Le SE-UNSA  se propose de vous faire découvrir en quelques lignes tout ce que vous devez savoir sur le sujet.

QUE CONTIENT MON DOSSIER ADMINISTRATIF ?

Votre dossier administratif doit réunir tous les documents relatifs à votre situation administrative, notamment ceux relatifs à votre évolution professionnelle.

Y figurent les arrêtés relatifs à son recrutement dans la fonction publique, à son avancement, à ses changements d'affectation, les fiches annuelles concernant sa notation, les copies de ses diplômes ou encore les attestations de formation. Le secret médical impose que le dossier ne comporte que les conclusions et les conséquences administratives de la situation médicale de l'intéressé.

Vous ne devez pas y trouver des courriers émanant des parents ou d'une quelconque collectivité territoriale.

Ces documents sont enregistrés, numérotés et classés sans discontinuité. Il ne peut y être fait état de vos opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques. L’administration ne peut pas retirer ou ajouter des pièces de son dossier (pièces numérotées).

 

COMMENT FAIRE POUR LE CONSULTER ?

Vous pouvez demander à tout moment par courrier à consulter votre dossier. Le Rectorat dispose d’un délai d’un mois pour mettre à disposition votre dossier. Vous pouvez vous faire accompagner par la personne de votre choix dans cette opération, après en avoir fait préalablement la demande.

La demande se fait par la voie hiérarchique.  Elle est subordonnée à une demande écrite, adressée à l'autorité hiérarchique qui transmet au service compétent. Elle n'a pas à être motivée.

Vous recevrez une réponse écrite par retour de courrier vous fixant rendez-vous.

À la suite de la consultation de votre dossier, vous pouvez demander une copie de tout ou partie des éléments de son dossier sous la forme de photocopies. Pensez à vous munir de monnaie pour les photocopies éventuelles. Le demandeur peut obtenir copie, à ses frais.

 

LES ÉLÉMENTS À SAVOIR :

Il n’existe qu’un seul dossier administratif valable. Il est détenu pour le 1^er degré par la direction des services départementaux (DSDEN) et pour le second degré par le Rectorat au SCPE (service commun des personnels enseignants).

Pour des raisons historiques, le dossier individuel a été conçu comme un moyen de protection des droits des fonctionnaires contre le" risque d’arbitraire ". Le dossier est à considérer comme une garantie fondamentale pour le fonctionnaire. Les dispositions législatives visent à préserver la neutralité du dossier, à assurer sa transparence.

Le dossier offre une garantie d'intangibilité, c'est-à-dire que la hiérarchie ne puisse pas, à loisir et à l'insu de l'agent retirer ou ajouter des pièces. Depuis la loi de 1978, il y a liberté d'accès aux documents administratifs.  Les agents publics ont désormais, en toutes circonstances, le droit d'obtenir la communication de leur dossier Le fonctionnaire qui constate à l’occasion de la communication de son dossier, que celui-ci contient des pièces jugées discutables et de nature à lui nuire peut seulement obtenir de porter ses propres observations en annexe des pièces.

On peut également demander à l’administration de retirer du dossier des pièces qui n’auraient pas à y figurer. Par exemple : à l’issue d’une enquête judiciaire ou policière, les faits allégués dans une plainte de parents d’élèves n’ont pas été établis, ce qui a abouti au classement sans suite de ladite plainte.

Le dossier doit être périodiquement purgé de certains documents dont la présence est devenue illégale. Parmi les sanctions disciplinaires du premier groupe, seul le blâme est inscrit au dossier du fonctionnaire et effacé automatiquement du dossier au bout de trois ans si aucune sanction n’est intervenue pendant cette période. L’avertissement (sanction disciplinaire du 1er groupe) ne doit en aucun cas figurer au dossier.

Une fois que le fonctionnaire cesse son activité, son dossier doit être archivé.  Article 7 Loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives : Le délai au-delà duquel les documents d'archives publiques peuvent être librement consultés est porté à ….. 120 ans à compter de la date de naissance pour les dossiers de personnel.

Pour les professeurs contractuels, il n'y a pas portabilité du dossier administratif d'une académie à l'autre, sauf en cas de demande du rectorat où postule l'enseignant non titulaire. Cela ne signifie pas pour autant qu'il n'y a pas communication entre les académies au moment de recruter un agent non titulaire venant d'une autre région. 

RÉFÉRENCE LÉGALE :

Article 18 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires :

« Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.

Il ne peut être fait état dans le dossier d'un fonctionnaire, de même que dans tout document administratif, des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l'intéressé.

Tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi.

Dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat pris après avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, le dossier du fonctionnaire peut être géré sur support électronique s'il présente les garanties prévues par les alinéas précédents. »