Le projet
Il doit être très précis et comportait un certain nombre de renseignements : projet pédagogique, période, lieu, groupe concerné, encadrement, mode d’hébergement, financement...
Le groupe doit être de préférence la classe, ou a minima présenter une homogénéité.

Autorisation
C’est le chef d’établissement qui délivre l’autorisation sur la base d’un projet présenté au conseil d’administration.
Une autorisation parentale est obligatoire pour les élèves mineurs.
C’est le chef d’établissement qui décide du nombre d’accompagnateurs compte tenu de l’importance du groupe, de la destination et de la durée du déplacement.

Sorties hors du territoire français
Lorsque le pays estsoumis à un v, le chef d’établissement doit se conformer à une procédure particulière (voir circulaire n° 2011-117). Les parents des élèves mineurs doivent signer une autorisation spécifique.
L’autorisation de sortie du territoire français jusqu’alors délivrée par le maire ou le préfet a été supprimée.
Toutefois certains pays n’acceptent l’entrée des mineurs sur leur territoire que s’ils sont munis de l’autorisation parentale visée par les autorités compétentes.
Il faut donc vérifier auprès du consulat du pays de destination afin de vérifier qu’un tel document n’est pas exigée.

Cas d’appariements (échanges pédagogiques)
Le recteur délivre une homologation.
Une convention est passée entre les établissements.
Si des échanges ont lieu en cours d’année scolaire, le chef d’établissement doit recueillir les autorisations des parents. Les élèves de la classe qui ne participent pas à l’échange doivent suivre les cours dans l’établissement.

Assurance
Pour les voyages à l’étranger, le chef d’établissement peut exiger des parents une attestation de responsabilité civile ou souscrire une assurance collective.

Financement
Les sorties et voyages obligatoires (en période scolaire) répondent au principe de gratuité pour les familles.
Pour les sorties et voyages facultatifs, une participation financière peut être demandée aux familles.
L’établissement peut prendre en charge partiellement ou en totalité les frais de certaines familles sur le fond social collégien ou lycéen
L’agent comptable prend en charge la gestion financière.

Textes de référence
Circulaire 2011-117 du 3 août 2011 relative aux sorties et voyages scolaires au collège et au lycée
Circulaire 2013-106 du 16 juillet 2013 relative au transport et encadrement des élèves dans le cadre des sorties et voyages scolaire dans les premier et second degré.