DBU DI-CRIA	Septembre 2012 Application DT « Déplacements Temporaires » Fiche pratique 2 SERVICES PARTAGÉS

DT est la nouvelle application web pour la gestion des frais de déplacement des personnels itinérants et de tous les autres déplacements hors formations et examens et concours. Elle permet la saisie et le suivi des ordres de missions et des états de frais liés à ces déplacements. Elle est destinée aux missionnés, aux valideurs (supérieurs hiérarchiques) et aux gestionnaires académiques. Ce document expose de manière concise la procédure à suivre dans l’application pour la saisie relative aux services partagés.

1 - Configuration du poste de travail

Tout poste de travail équipé

d’un navigateur web type Mozilla Firefox ou Internet Explorer

d’Acrobat Reader

2 - Se connecter à l’application

Lancer le navigateur

Saisir ou utiliser le favori pointant vers l’adresse URL : https://portail.ac-amiens.fr/si2d

Sélectionner l’application « DT - Déplacements Temporaires » dans la liste des liens disponibles

puis sur l’écran suivant

Saisir vos identifiants de messagerie académique

personnelle (login et mot de passe) et valider

Vous accédez alors à vos applications qui sont classées par domaine et sous-domaine.

Après avoir cliqué sur le domaine « gestion des personnels » (bandeau vertical de gauche), vous pourrez accéder à l’application « gestion des déplacements temporaires - DT» (partie droite) en cliquant sur « accès ».

Vous arrivez alors sur la page d’accueil de l’application :

NOM, PRENOM,

Pour naviguer dans l’application, utiliser les boutons prévus à cet effet au sein de l’application plutôt que les commandes de votre navigateur :

:	pour revenir à la page d’accueil

:	pour revenir à la page précédente

:	pour créer une nouvelle ligne ou un nouveau pavé d’information

:	pour sauvegarder les informations saisies

:	pour supprimer une information ou une ligne de saisie

:	pour obtenir plus de détails sur une ligne d’information ou pour la modifier

Pour créer un ordre de mission (OM)

Dans la rubrique «menu » du bandeau supérieur,

cliquer sur « ordre de mission »

Dans la rubrique « ordre de mission »

cliquer sur « créer un ordre de mission »

Cocher l’option « Document vierge».

L’écran de saisie de l’OM apparaît alors :

Pour le remplir suivre les consignes suivantes:

Toutes les rubriques suivies de ce sigle sont à compléter obligatoirement.

Destination principale

Type de mission : modifier « OM en métropole » en sélectionnant dans le menu déroulant « service partagé «

Un avertissement apparaît, répondre « oui »

En effet, seules les indemnités kilométriques peuvent être saisies dans les frais prévisionnels, car ce type de déplacement n’ouvre droit au remboursement d’aucun autre type de frais.

Saisie de la période de mission

Date de début : 1er du mois Date de fin : 30 ou 31 du mois sous la forme jj/mm/aa Saisir les horaires sous la forme « 00:00 » Objet de la mission : « service partagé » Enveloppe budgétaire, si elle n’est pas renseignée par défaut sélectionner: 0141 – services partagés Centre de coût, s’il n’est pas renseigné par défaut : Division du budget et du contrôle de gestion Les autres champs ne sont pas à renseigner Lieu de départ : ADM (Résidence Administrative) Lieu de retour : ADM Il est conseillé d’établir l’ordre de mission mensuellement.

Cliquer sur pour sauvegarder l’OM

Saisie des indemnités kilométriques :

Sur le bandeau du haut, cliquer sur la rubrique « indemnités kilométriques ».

puis

cocher la case « ajouter un ikm »

Remplir la grille des indemnités

Barème kilométrique :	Barème SNCF 2ème Classe

Date :	celle du premier jour de déplacement pour la période choisie

Trajet :	indiquer les communes des établissements concernés

Km remboursé :	saisir le nombre de kilomètres pour un aller, en cas de doute vous référer à « MAPPY» en cliquant sur la rubrique « cliquez ici pour se rendre sur MAPPY »

Nombre de trajets :	Attention : un aller retour compte pour 2. Indiquer le nombre de trajet effectués par destination pour la période choisie

Si le service partagé est sur plus de deux établissements, créer des lignes pour chaque établissement.

Cliquer sur pour enregistrer les indemnités

Le montant prévisionnel des indemnités est affiché en haut à droite « :

4 – Validation de l’OM (supérieur hiérarchique ou service académique)

Une fois l’OM créé, deux étapes de validation suivent.

1 – Validation hiérarchique (chef d’établissement, service académique)

Cette validation autorise la personne qui sollicite le déplacement à l’effectuer. Pour pouvoir « mettre en validation » l’OM créé, il faut « l’avancer » vers le niveau supérieur

Pour cela cliquer sur la flèche verte :

L’OM passe alors au statut 2 : « en attente de validation hiérarchique »

Vous avez alors la possibilité de saisir « un commentaire » et vous devez sélectionner « le destinataire » ou le valideur parmi la liste que vous obtiendrez en cliquant sur la loupe , ce dernier sera informé par e-mail de cette demande de validation, et surtout ne pas oublier de «Confirmer le changement de statut » en cliquant sur

2 – Validation dite « métier » qui consiste à procéder à des contrôles techniques et financiers

Après validation de l’OM, le supérieur hiérarchique demande à passer au statut 3 :

« En attente de validation des services gestionnaires »

Les services de la Division du BUdget et du contrôle de gestion du RECTORAT (bureau des frais de déplacement), au vu des pièces justificatives qui doivent leur être transmises obligatoirement (arrêté d’affectation et emploi du temps de chaque établissement), procèdent alors à la vérification de l’OM puis le valident et créent l’état de frais (EF) correspondant.

A son tour, l’EF est envoyé vers le « valideur hiérarchique » qui atteste de l’effectivité du déplacement puis en validation dite « métier ».

Note :

Il est possible qu’un OM soit refusé par le valideur.

Dans ce cas, vous êtes averti (e) par un e-mail, précisant le n° de l’OM concerné.

Pour procéder à la correction de l’OM concerné dans l’application DT

Cliquer sur l’onglet « Menu » du bandeau supérieur puis sélectionner « Ordre de mission »

Dans la rubrique « ordre de mission » cliquer sur « Sélectionner un OM »

Sélectionner l’OM à modifier

Le valideur, qui refuse un OM, a la possibilité de saisir un commentaire pour justifier le refus.

En cliquant sur l’onglet « historique », il est possible d’en prendre connaissance.

Pour procéder aux modifications, il faut ramener l’OM à l’état de création en cliquant sur la flèche rouge

Opérer les modifications et après les avoir enregistrées, transmettre de nouveau l’OM pour validation au supérieur hiérarchique, en cliquant sur la flèche verte.

L’OM repasse alors au statut 2 : « en attente de validation hiérarchique » :

Vous devez choisir « le destinataire » en cliquant sur la loupe , qui sera informé par e-mail de cette demande de validation et surtout « Confirmer le changement de statut » en cliquant sur