Suite à l’affaire Risso (voir cet article), le SE-UNSA tient à rappeler aux collègues les références réglementaires concernant le DOSSIER ADMINISTRATIF DES FONCTIONNAIRES. Quelques informations qui peuvent s’avérer utiles et à connaître pour mieux être protégé ...

1)      Loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires.

Article 18 En savoir plus sur cet article...

• Modifié par LOI n°2009-972 du 3 août 2009 - art. 29

Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.

Il ne peut être fait état dans le dossier d'un fonctionnaire, de même que dans tout document administratif, des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l'intéressé.

Tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi.

Dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat pris après avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, le dossier du fonctionnaire peut être géré sur support électronique s'il présente les garanties prévues par les alinéas précédents.

 

2)      Décret n°84-961 du 25 octobre 1984 relatif à la procédure disciplinaire concernant les fonctionnaires de l'Etat.

Article 1

L'administration doit dans le cas où une procédure disciplinaire est engagée à l'encontre d'un fonctionnaire informer l'intéressé qu'il a le droit d'obtenir la communication intégrale de son dossier individuel et de tous les documents annexes et la possibilité de se faire assister par un ou plusieurs défenseurs de son choix.

Les pièces du dossier et les documents annexes doivent être numérotés.

 

 

Il ne faut donc pas hésiter à solliciter l’accès au dossier ainsi que la copie des pièces, même en dehors du cas de la procédure disciplinaire. 
Loi n°78-753, Loi n°2000-321, Loi n°86-634 (art.18)

Pour des raisons historiques, le dossier individuel a été conçu comme un moyen de protection des droits des fonctionnaires contre le" risque d’arbitraire ". Le dossier est à considérer comme une garantie fondamentale pour le fonctionnaire. Les dispositions législatives visent à préserver la neutralité du dossier, à assurer sa transparence.

Il n’existe qu’un seul dossier administratif valable. Il est détenu par le la direction des services départementaux : DSDEN. Y figurent les arrêtés relatifs à son recrutement dans la fonction publique, à son avancement, à ses changements d'affectation, les fiches annuelles concernant sa notation, les copies de ses diplômes ou encore les attestations de formation. Le secret médical impose que le dossier ne comporte que les conclusions et les conséquences administratives de la situation médicale de l'intéressé. L’administration ne peut pas retirer ou ajouter des pièces de son dossier (pièces numérotées). Le dossier offre une garantie d'intangibilité, c'est-à-dire que la hiérarchie ne puisse pas, à loisir et à l'insu de l'agent retirer ou ajouter des pièces. Depuis la loi de 1978, il y a liberté d'accès aux documents administratifs.  Les agents publics ont désormais, en toutes circonstances, le droit d'obtenir la communication de leur dossier Le fonctionnaire qui constate à l’occasion de la communication de son dossier, que celui-ci contient des pièces jugées discutables et de nature à lui nuire peut seulement obtenir de porter ses propres observations en annexe des pièces.

On peut demander à l’administration de retirer du dossier des pièces qui n’auraient pas à y figurer. Par exemple : à l’issue d’une enquête judiciaire ou policière, les faits allégués dans une plainte de parents d’élèves n’ont pas été établis, ce qui a abouti au classement sans suite de ladite plainte.

Le dossier doit être périodiquement purgé de certains documents dont la présence est devenue illégale. Parmi les sanctions disciplinaires du premier groupe, seul le blâme est inscrit au dossier du fonctionnaire et effacé automatiquement du dossier au bout de trois ans si aucune sanction n’est intervenue pendant cette période. L’avertissement (sanction disciplinaire du 1er groupe) ne doit en aucun cas figurer au dossier.

Une fois que le fonctionnaire cesse son activité, son dossier doit être archivé.  Article 7 Loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives : Le délai au-delà duquel les documents d'archives publiques peuvent être librement consultés est porté à ….. 120 ans à compter de la date de naissance pour les dossiers de personnel.

 Quelle démarche ai-je à faire ? Elle est subordonnée à une demande écrite, adressée à l'autorité hiérarchique qui transmet au service compétent. Elle n'a pas à être motivée.

 Vous recevrez une réponse écrite par retour de courrier vous fixant rendez-vous. Vous munir de monnaie pour les photocopies éventuelles. Le demandeur peut obtenir copie, à ses frais.