1.A qui adresser un courrier ?

Tout courrier qu’un fonctionnaire adresse à une autorité supérieure doit être transmis par l'intermédiaire de l'autorité hiérarchique directe dont il dépend.

Le courrier est transmis par voie hiérarchique sous couvert de… indiqué « S/c Â».  Cette procédure permet aux différents échelons de l'administration d’être informés et éventuellement de donner un avis pour éclairer l'autorité supérieure.

Il n'est fait exception à cette règle que pour des circonstances graves ou urgentes. Dans ce cas, l'original de la lettre est transmis par la voie hiérarchique et une copie du document est directement adressée au destinataire avec la mention : "Copie transmise directement vu l'urgence".

 

2.Quand mettre une majuscule ?

 

Quand on s'adresse directement à une personne par écrit, on met généralement une majuscule en tant que signe de considération.

Ex : Madame, Monsieur... (formule d'appel, formule de politesse, adresse).

On la met assez souvent aux noms de dignités, titres et fonctions.

Ex : Monsieur le Recteur, Monsieur le Président, Monsieur le Préfet...

 

3.Quelles formules employer ?

 

• Pour introduire

 

La lettre peut être introduite par "J'ai l'honneur..." suivi selon le destinataire par :

 

de vous faire parvenir...

de vous exposer...

de vous demander de bien vouloir...

• Pour introduire des paragraphes successifs

 

d'une part..., d'autre part...

en premier lieu..., en second lieu...

non seulement..., mais...

tout d'abord..., ensuite..., enfin...

par ailleurs...

en outre…